Verfahrensdokumentation

GoBD – Verfahrensdokumentation

Was heißt GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Die GoBD betrifft zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtige betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass es generell von jedem Unternehmer beachtet werden muss.

Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gehört seit dem 01.01.2017 auch die Verfahrensdokumentation. Das bedeutet, dass für jedes in der Buchhaltung* eingesetzte Datenverarbeitungs-Verfahren eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt wird. Diese beinhaltet elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Die GoBD fordert eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, deren Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis, vollständig und schlüssig sind. Meist sind diese Niederschriften nicht vorhanden oder fehlen sogar gänzlich. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Dies muß entsprechend dokumentiert werden, um die Schritte z.B. bei einer Betriebsprüfung nachvollziehen zu können.

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